REG MOD 01 Eco+Eco

 

Regolamento per la gestione delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing) e la tutela del segnalante (whistleblower)

 

                                                                                                                                    

 

Conforme alla norma UNI EN ISO 9001:2015

Conforme alla norma UNI EN ISO 14001:2015

Conforme alla norma UNI ISO 37001:2016

Componente del Modello organizzativo ex D.lgs. 231/01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         

 

Indice

 

1      Scopo. 3

2      Campo di applicazione. 3

3      Quadro normativo di riferimento. 3

4      Termini e definizioni 4

5      Soggetti tutelati 5

5.1    Persone segnalanti 5

5.2    Ulteriori soggetti tutelati 6

6      Segnalazioni 6

6.1    Oggetto delle segnalazioni 6

6.2    Esclusioni 7

6.3    Contenuto minimo delle segnalazioni 7

6.4    Segnalazioni anonime. 8

7      Canali di segnalazione. 8

7.1    Canali di segnalazione interna. 8

7.1.1       Destinatari delle segnalazioni interne. 9

7.1.2       Segnalazioni effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche. 9

7.1.3       Segnalazioni effettuate in forma orale. 9

7.1.4       Segnalazioni effettuate mediante incontro diretto. 9

7.2    Canale di segnalazione esterna. 10

7.3    Divulgazione Pubblica. 10

7.4    Denuncia all’Autorità Giudiziaria o contabile. 11

8      Gestione delle segnalazioni. Ruoli, compiti e responsabilità. 11

9      Tutele del segnalante. 12

10   Riservatezza. 12

11   Trattamento dati personali 13

12   Modalità e termini di conservazione delle segnalazioni 13

13   Formazione. 13

14   Entrata in vigore. 14

 

 

Preparazione	Verifica	Approvazione
Responsabile Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza Daniela Bellemo	Amministratore Delegato Massimo Zanutto   Direttore Operativo Ennio Scridel	CDA in data 01.08.2023

Nuova emissione

1. Scopo

Il presente Regolamento ha l’obiettivo di definire ruoli e responsabilità, nonché dettare protocolli di prevenzione e controllo, finalizzate alla protezione delle persone che effettuano in buona fede e con senso civico segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato.

Il presente Regolamento ha altresì lo scopo di definire le modalità di gestione delle segnalazioni sulle violazioni di cui le persone segnalanti siano venute a conoscenza nel proprio contesto lavorativo come definito nel presente Regolamento.

Il presente Regolamento disciplina, inoltre, le modalità di gestione degli adempimenti connessi alle segnalazioni.

2. Campo di applicazione

Il presente Regolamento si applica alla società Eco+Eco e riguarda il processo MOD.

Il processo MOD Gestione e applicazione del Modello di Organizzazione e gestione ex D.lgs. 231/01 e del PTPCT si compone di:

 

codice processo	descrizione processo	attività	documenti di riferimento
MOD	Gestione e applicazione del Modello di Organizzazione e gestione ex d.lgs 231/01	Redazione del Modello di Organizzazione e gestione e applicazione dello stesso	Modello di Organizzazione e gestione Regolamento di audit gruppo Veritas Regolamento OdV Regolamento di coordinamento OdV delle società facenti parte del gruppo Veritas
	Gestione e applicazione del PTPCT	Redazione del PTPCT e applicazione dello stesso

3. Quadro normativo di riferimento

La legge 6 novembre 2012, n. 190, in esecuzione degli obblighi assunti dall’Italia con la ratifica delle Convenzioni internazionali in materia di prevenzione della corruzione (ONU, OCSE e Consiglio d’Europa), ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano l’istituto giuridico del whistleblowing mediante l’inserimento dell’art. 54-bis nel D.lgs. 30 marzo 2001, n. 165, il quale ha previsto un regime di tutela del dipendente pubblico che segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

L’applicazione della disciplina dell’art. 54-bis del D.lgs. 165/2001 è stata estesa, con legge 30 novembre 2017, n. 179, anche ai dipendenti di enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’art. 2359 del Codice civile e ai lavoratori e ai collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dell'amministrazione pubblica.

La medesima legge 179/2017 ha inoltre introdotto anche nel settore privato norme a tutela del dipendente o del collaboratore che segnala illeciti, mediante l’inserimento nell’art. 6 del d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231, di previsioni che tuttavia imponevano obblighi relativi al sistema di segnalazione e di tutela dei whistleblower unicamente agli enti dotati di un Modello organizzativo ai sensi del D.lgs. 231/2001 medesimo.

L’Unione Europea ha successivamente emanato la Direttiva 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione, al fine di creare uno standard minimo per la protezione dei diritti dei whistleblower in tutti gli Stati membri.

L’Italia ha attuato la Direttiva 2019/1937 con d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24, entrato in vigore il 30 marzo 2023, le cui disposizioni hanno effetto, per i soggetti del settore pubblico, a decorrere dal 15 luglio 2023.

Il d.lgs. 24/2023 ha ricondotto a un unico testo normativo le disposizioni in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni di normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, provvedendo alla contestuale abrogazione e/o modifica delle previgenti disposizioni in materia.

Eco+Eco ha adottato da tempo un sistema di gestione per la prevenzione della corruzione, nel cui contesto una delle misure previste è la tutela delle persone che effettuano segnalazioni di condotte illecite, così come disciplinata dal PTPCT.

La possibilità di effettuare segnalazioni di condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o di violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Società è altresì prevista nel Modello medesimo.

Nello specifico, le segnalazioni del d.lgs. 24/2023 sono gestite dalla Società tenuto anche conto, della Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 - Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto, anche attraverso un applicativo tecnologico-informatico di gestione delle segnalazioni che permette di tutelare la riservatezza del whistleblower attraverso la compilazione di un formulario distinto in due parti: dati personali e contenuto della segnalazione, entrambi crittografati attraverso l'uso di un algoritmo di crittografia.

Il contenuto della segnalazione può essere visionato esclusivamente dall’RPCT di Eco+Eco.

La società ha previsto altresì la possibilità, in esecuzione di quanto disposto dall’art. 6 del d.lgs. 231/2001, di effettuare, mediante il medesimo applicativo tecnologico-informatico, attraverso il medesimo canale, segnalazioni di condotte illecite rilevanti ai sensi del dlgs 231/2001 medesimo o di violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Società. Il contenuto di queste segnalazioni può essere visionato esclusivamente dal RPCT di Eco+Eco, il quale prevede poi a darne notizia all’Organismo di Vigilanza.

Nel contesto del d.lgs. 24/2023, Eco+Eco è controllata da Veritas Spa, “soggetto del settore pubblico” ai sensi dell’art. 2, co. 1, lett. p) del d.lgs. 24/2023, che ricomprende in questa nozione anche “i concessionari di pubblico servizio, le società a controllo pubblico e le società in house, così come definite, rispettivamente, dall'articolo 2, comma 1, lettere m) e o), del decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, anche se quotate”.

Nel mutato quadro giuridico di riferimento, con il presente Regolamento la Società intende adeguarsi alle nuove previsioni normative, in coerenza anche con gli orientamenti e le linee guida dettati da ANAC in materia.

4. Termini e definizioni

Ai fini del presente Regolamento, si intendono per:

• ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione;
• contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell'ambito dei rapporti di cui all'articolo 5.1 del presente Regolamento, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
• divulgazioni pubbliche: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
• facilitatore: una persona fisica che assiste la persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• MOG o Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo o Modello: Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex dlgs 231/2001 adottato da Eco+Eco; 
• OdV: Organismo di Vigilanza di Eco+Eco, nominato dalla Società ai sensi e per gli effetti del dlgs 231/2001;
• persona segnalante o whistleblower: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
• PTPCT: il Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza adottato da Eco+Eco;
• Regolamento: il presente Regolamento interno per la Gestione delle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative (whistleblowing);
• RPCT: Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza di Eco+Eco;
• Gestore: è il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, ossia il soggetto identificato per la ricezione e gestione delle segnalazioni;
• segnalazioni: congiuntamente, le segnalazioni interne e le segnalazioni esterne;
• segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna di cui all'articolo 7 del presente Regolamento;
• segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna di cui all'articolo 7 del presente Regolamento;
• Società o Eco+Eco: si intende la società Eco+Eco Srl
• UOS: l’Unità Operativa Segnalazioni di Eco+Eco, cui è preposto il RPCT per la gestione dei canali di segnalazione interna e delle segnalazioni ;
• violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato come individuati all’articolo 6 del presente Regolamento.

5. Soggetti tutelati
   1. Persone segnalanti

La persona segnalante (o whistleblower) è la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo e in particolare:

a) i lavoratori subordinati della Società;

b) i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;

c) i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;

d) i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;

e) i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;

f) gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso la Società.

 

A tutti i soggetti sopra elencati la tutela si applica non solo se la segnalazione, la denuncia o la divulgazione pubblica avvenga in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche qualora la segnalazione avvenga nei seguenti casi:

a) quando il rapporto giuridico con la Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

b) durante il periodo di prova;

c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico con la Società se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

1. 2. Ulteriori soggetti tutelati

La tutela delle persone segnalanti si applica inoltre, nei limiti di quanto previsto del d.lgs. 24/2023, ai seguenti soggetti:

a) ai facilitatori;

b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone.

6. Segnalazioni

Le segnalazioni sono comunicazioni, scritte od orali, di informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

1. 1. Oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni hanno ad oggetto le informazioni sulle violazioni di specifiche normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui le persone segnalanti siano venute a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

Per violazioni si intendono comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato come individuati e che consistono in:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6) di cui in appresso;
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6) di cui in appresso;
3. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al d.lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al d.lgs. predetto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5) di cui sopra.
   2. Esclusioni

Le disposizioni del d.lgs. 24/2023 non si applicano:

1. alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
2. alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al d.lgs. 23 marzo 2023 n. 24 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato citato in precedenza;
3. alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale;
4. notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c. voci di corridoio).
   3. Contenuto minimo delle segnalazioni

Di norma, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

-    l’identità del soggetto che effettua la segnalazione;

-    la descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;

-    le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;

-    le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;

-    l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

-    l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;

-    ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili affinché si possa procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

1. 4. Segnalazioni anonime

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime.

Eco+Eco si riserva di prendere in considerazione le segnalazioni anonime, ove queste siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.  

Eco+Eco considera le segnalazioni anonime che dovesse ricevere tramite i canali di segnalazione interni alla stregua di segnalazioni ordinarie e si applica la procedura di tutela del segnalante, qualora indentificato.

Infatti, il segnalante o il denunciante anonimo, successivamente identificato, che ha comunicato ad ANAC di aver subito ritorsioni può beneficiare della tutela che il d.lgs. 24/2023 garantisce a fronte di misure ritorsive.

Eco+Eco registra le segnalazioni anonime ricevute attraverso i canali di segnalazione interni e a conservare la relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.

7. Canali di segnalazione

I canali di segnalazione previsti dal d.lgs. 24/2023 sono i seguenti:

• canali di segnalazione interni;
• canale di segnalazione esterna;
• divulgazione Pubblica;
• denuncia all’Autorità giudiziaria e contabile.
  1. Canali di segnalazione interna

Eco+Eco attiva canali di segnalazione interna che garantiscono la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La segnalazione interna viene acquisita da Eco+Eco mediante i canali appositamente predisposti.

Si tratta di:

1. segnalazioni effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche;
2. segnalazioni orali;
3. incontri diretti fissati entro un termine ragionevole.

La Società mette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico in una delle forme di cui al paragrafo 5 del presente Regolamento e in una sezione dedicata del proprio sito internet.

1. 1. 1. Destinatari delle segnalazioni interne

Il RPCT è il Gestore delle segnalazioni ovvero il soggetto cui è affidata la gestione dei canali interni di segnalazione, cui vanno indirizzate le segnalazioni interne.

Per la gestione dei canali di segnalazione interna e delle segnalazioni, il RPCT può avvalersi del supporto dell’UOS, cui il RPCT stesso è preposto, composto da personale Eco+Eco individuato dal RPCT stesso dotato di adeguate competenze, professionalità e formazione, nonché di ulteriore personale specificatamente formato ed istruito e/o di professionisti esterni.

Il “Team di audit 231” fornirà supporto ove richiesto nell’istruttoria delle segnalazioni interne.

Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato, la segnalazione deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Laddove il Gestore delle Segnalazioni versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica Segnalazione (in quanto, ad esempio, Soggetto Segnalato o voglia qualificarsi come Segnalante), si ritiene che ricorra una delle condizioni per accedere ai Canali di Segnalazione Esterna ad ANAC (di cui al Paragrafo 12.1), non potendo essere assicurato che alla Segnalazione sia dato efficace seguito.

Nel caso la segnalazione riguardi il RPCT la stessa deve essere gestita dall’Amministratore delegato.

1. 1. 2. Segnalazioni effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche

Eco+Eco adotta un sistema informatico per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni, raggiungibile al link https://ecopiueco.segnalazioni.net/, che garantisce, attraverso misure tecniche adeguate quali ad esempio strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il canale di segnalazione deve essere accessibile alle persone segnalanti.

Eco+Eco prevede altresì la possibilità di effettuare le segnalazioni utilizzando l’apposito modulo disponibile sul sito aziendale nella sezione “Società Trasparente – Altri Contenuti – corruzione”, trasmettendolo al RPCT.

È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “RISERVATA - AL GESTORE DELLA SEGNALAZIONE - UNITÀ OPERATIVA SEGNALAZIONI (UOS)”. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata da parte del gestore.

Il modulo, recante l’indicazione del destinatario suddetto, dovrà essere trasmesso:

• per posta ordinaria all’indirizzo della sede legale della Società; oppure
• posta interna.

La corrispondenza destinata alla UOS non deve essere aperta da altri soggetti.

Nel caso in cui la segnalazione sia presentata tramite il servizio postale, per tutela di riservatezza, il nominativo del segnalante deve essere inserito in una busta chiusa all’interno della busta contenente la segnalazione.

 

1. 1. 3. Segnalazioni effettuate in forma orale

La segnalazione interna può essere effettuata attraverso sistema di messaggistica vocale messa a disposizione da Eco+Eco.

La segnalazione ricevuta tramite sistema di messaggistica vocale, previo consenso della persona segnalante, è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto.

1. 1. 4. Segnalazioni effettuate mediante incontro diretto

La segnalazione interna, su richiesta della persona segnalante, può essere effettuata anche oralmente, previo appuntamento, durante un incontro con: il RPCT, eventualmente supportato dal personale addetto dell’UOS.

La segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro e apporvi la propria sottoscrizione.

1. 2. Canale di segnalazione esterna

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna che consiste nella comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna attivato da ANAC.

La segnalazione esterna può essere effettuata se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. il canale di segnalazione interna di cui al precedente articolo 7 del presente Regolamento non è attivo o non è conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023;
2. la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

Il canale di segnalazione esterna è attivato da ANAC, che disciplina la procedura per effettuare le segnalazioni esterne.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La Società mette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico in una delle forme di cui all’articolo 5.1 del presente Regolamento e in una sezione dedicata del proprio sito internet.

1. 3. Divulgazione Pubblica

Le violazioni possono essere effettuate attraverso una divulgazione pubblica, che consiste nel rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna alle condizioni e con le modalità previste dal d.lgs. 24/2023 e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
2. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.

1. 4. Denuncia all’Autorità Giudiziaria o contabile

I soggetti che hanno conoscenza di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea possono presentare denuncia alle Autorità giudiziarie e contabili, per fatti di cui siano venuti a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

8. Gestione delle segnalazioni. Ruoli, compiti e responsabilità

Le attività istruttorie necessarie a dare seguito alla segnalazione spettano ai soggetti cui è affidata la gestione dei canali interni di segnalazione come individuati nel paragrafo 7 del presente Regolamento e precisamente:

Il RPCT, per la gestione dei canali di segnalazione interna e delle segnalazioni, il RPCT può avvalersi del supporto dell’UOS, cui il RPCT stesso è preposto, composto da personale Eco+Eco o distaccato in Eco+Eco individuato dal RPCT stesso e/o di professionisti esterni.

Il “Team di audit 231” fornirà supporto ove richiesto nell’istruttoria delle segnalazioni interne.

Nel caso di segnalazioni inerenti condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo il RPCT informa tempestivamente l’Organismo di Vigilanza per le valutazioni di competenza.

Il soggetto cui è affidata la gestione della segnalazione prende in carico la segnalazione per una prima sommaria istruttoria. Se indispensabile, richiede chiarimenti al segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione.

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il soggetto cui è affidata la gestione della segnalazione stessa:

1. 1. rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, anche mediante l’ausilio di automazioni del SW indicando il codice della segnalazione;
   2. mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
   3. dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
   4. fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Come da Linee Guide di Anac con riferimento al “riscontro” da effettuare entro il termine di tre mesi, si evidenzia che lo stesso può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini.

Il medesimo riscontro, da rendersi nel termine di tre mesi, può anche essere meramente interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni relative a tutte le attività sopra descritte che si intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. In tale ultimo caso, terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati alla persona segnalante.

Il RPCT potrà adottare se del caso eventuali procedure interne e/o istruzioni operative per la gestione delle segnalazioni di propria competenza.

9. Tutele del segnalante

Le tutele del segnalante previste dal d.lgs. 24/2023 si estendono a tutti coloro che effettuano segnalazioni, divulgazioni pubbliche e denunce ad Autorità giudiziaria e contabile.

Le misure di protezione previste dal d.lgs. 24/2023 si applicano alle persone di cui all'articolo 5 del presente Regolamento quando ricorrono le seguenti condizioni:

a)        al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo di cui all'articolo 6 del presente Regolamento;

b)        la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II del d.lgs. 24/2023.

10. Riservatezza

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o  dare seguito alle segnalazioni,  espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione è utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, qualora la rivelazione dell’identità della persona segnalante e delle informazioni connesse sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, questi ultimi per quanto compatibili e applicabili alla Società in considerazione della sua natura giuridica.

11. Trattamento dati personali

Ogni trattamento dei dati personali è effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del d.lgs. 30 giugno 2003, n.196 e del d.lgs. 18 maggio 2018, n.51.

Nel rispetto di quanto prescritto dall’art. 5 del regolamento (UE) 2016/679, i dati personali sono:

1. trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell'interessato («liceità, correttezza e trasparenza»);
2. raccolti esclusivamente per le finalità di cui al d.lgs. 24/2023 («limitazione della finalità»);
3. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alla finalità per la quale sono trattati («minimizzazione dei dati»), per questo motivo, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento della segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati senza indugio;
4. esatti e, se necessario, aggiornati («esattezza»);
5. conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione così come meglio precisato al successivo articolo 12;
6. trattati in maniera da garantire un'adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»).

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da Eco+Eco in qualità di titolare del trattamento.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Eco+Eco, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 13 e 14 del regolamento (UE) 2016/679, fornisce ai possibili interessati (ad es. persone segnalanti, altri soggetti tutelati, persona coinvolta, ecc.) idonee informazioni, rendendo disponibili, nella sezione dedicata del sito internet della società, informative trasparenti e comprensibili.

Eco+Eco adotta misure appropriate per la tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Ai dipendenti coinvolti, a qualsiasi titolo, nella gestione delle segnalazioni, autorizzati ai sensi degli articoli 29 e 32 del regolamento (UE) 2016/679 e 2 quaterdecies del d.lgs. 196/2003, Eco+Eco eroga una specifica formazione in materia di protezione dei dati personali, sicurezza dei dati e delle informazioni.

12. Modalità e termini di conservazione delle segnalazioni

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

13. Formazione

Eco+Eco promuove la conoscenza della normativa riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni ai sensi del d.lgs. 24/2023 e del presente Regolamento tra tutti i dipendenti.

A tal fine, Eco+Eco organizza seminari e altre iniziative di formazione mirata, anche a distanza e mediante l’utilizzo di risorse informatiche, per divulgare e favorire la comprensione degli stessi.

La partecipazione alle attività di formazione costituisce un obbligo per i dipendenti e viene formalizzata attraverso la richiesta della firma di presenza (o registrazione dell’accesso ai moduli formativi di tipo e-learning) e l’inserimento in una banca dati del nominativo e dell’eventuale esito del test finale.

14. Entrata in vigore

Il presente Regolamento entra in vigore il giorno della sua approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione di Eco+Eco, fermo restando che alle segnalazioni effettuate precedentemente alla data di entrata in vigore del decreto d.lgs. 24/2023, nonché a quelle effettuate fino al 14 luglio 2023, continuano ad applicarsi le disposizioni di cui all'articolo 54-bis del decreto legislativo n. 165 del 2001, all'articolo 6, commi 2-bis, 2-ter e 2-quater, del decreto legislativo n. 231 del 2001 e all'articolo 3 della legge n. 179 del 2017.

Per situazioni non contemplate dal presente Regolamento si fa riferimento alle Linee Guida di Anac di cui alla delibera N. 311/2023 del 12 luglio 2023 ed alle prassi nazionali.